X
L’organisation d’une soirée associative se prépare tôt et doit répondre à certains impératifs. En tout cas, la préparation dépend du thème de la soirée, du lieu, de la date et du nombre de personnes. Mais avant tout, il faut communiquer autour de l’événement pour rassembler le plus grand nombre. Car après tout, la soirée associative comme tous les autres événements de l’association a pour but de faire connaitre la structure et/ou de récolter des fonds. Alors, comment organiser une soirée ? Les réponses.
En effet, pour assurer la réussite d’un événement associatif, entre autres une soirée, il faut une bonne organisation en plusieurs étapes.
Le lieu est le premier paramètre à voir, car il déterminera le budget et les autorisations à demander. En effet, une soirée en plein air nécessitera plusieurs autorisations ainsi que la mise en place d’un système de sécurité beaucoup plus strict. Qui plus est si la soirée se déroule sur la voie publique.
Ainsi, une soirée associative peut être organisée dans la salle de spectacle ou la salle de concert de la mairie, d’ailleurs c’est la solution la plus simple et la moins onéreuse. Mais auparavant, il faudra vérifier la disponibilité. Avec un peu de chance, vous pouvez l’avoir à titre gracieux. Par ailleurs, ces salles ont été conçues pour accueillir du public et sont aux normes de sécurité. Les gymnases et les cantines d’écoles peuvent également accueillir une soirée associative. L’avantage est que le prix de location est également abordable. Dernière alternative : dans un lieu public, tel qu’un parc ou tout autre espace vert.
Plus tôt vous définirez la date de votre soirée associative, plus tôt vous pourrez commencer à organiser votre événement. Effectivement, c’est en vous y prenant suffisamment tôt que vous garantirez la réussite de votre événement. Ainsi, vous serez à temps pour les demandes d’autorisations, la souscription à une assurance, la location de matériels (chaises et tables, couverts, sonorisation…), etc.
Par ailleurs, le choix de la date vous permettra d’optimiser vos recettes. Pendant les weekends prolongés par exemple, et si aucun autre événement n’est programmé, vous serez sur de rassembler du monde et de récolter plus de fonds. Bien entendu, il faudra également penser à l’heure.
Le thème joue un rôle fédérateur et influence la réussite de la soirée. En effet, un thème accrocheur et dans le temps incitera plus de monde à venir et restera dans la mémoire de tous les participants.
Parmi les thèmes que vous pourrez choisir : soirée masquée, soirée orientale avec des animations, soirée cabaret, etc. Quel que soit le thème choisi, l’important est de faire plaisir à vos invités et à vos membres/bénévoles.
L’envoi des invitations doit se faire au moins 3 semaines avant le jour J, et non la veille au soir. En effet, certaines personnes peuvent avoir des emplois du temps surchargés, et les prévenir suffisamment tôt vous évitera les nombreuses places vides. Les mails sont les moyens les plus efficaces pour prévenir vos invités de la tenue de la soirée. Bien évidemment, vous pouvez faire un rappel par téléphone une semaine avant la date prévue. À noter que pour les personnes que vous souhaiterez voir présentes à votre soirée (partenaires, sponsors, membres bienfaiteurs ou membres d’honneur, etc.), il est conseillé de leur envoyer une invitation personnalisée.
Pour les inscriptions à la soirée, la mise en place d’un lien d’inscription vous permettra d’optimiser leur suivi et de connaitre exactement le nombre de participants.
Organiser une soirée pour faire connaitre son association ou récolter des fonds demande en effet de se conformer à des obligations légales. Notamment si l’événement se déroule sur la voie publique. Autrement, une déclaration auprès de la mairie suffit amplement.
Selon le Code général des Collectivités territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97 646 du 31 mai 1997, une autorisation du maire est obligatoire pour l’organisation d’un tel événement.
La demande d’autorisation est à adresser au maire de la commune où la soirée a lieu au plus tard 1 mois avant la date prévue. Ce sera ensuite à ce dernier de prévenir le Préfet. La demande doit comporter les éléments suivants :
Outre cette demande, vous devez également remplir une fiche de déclaration de manifestation auprès de la mairie laquelle mentionnera :
Une attestation d’assurance devra également jointe à la déclaration.
Pour des raisons évidentes de sécurité et d’ordre, vous devez déclarer votre soirée auprès de la gendarmerie. Celle-ci avec la mairie peut interdire la manifestation si elle juge que cela peut nuire à l’ordre public. Dans une moindre mesure, elle peut imposer un service d’ordre et de sécurité.
En fonction de la taille de la soirée et du nombre d’invités, un dispositif de sécurité de différents niveaux peut être mis en place pour assurer la sécurité des personnes présentes :
La diffusion de musique, même sur support enregistré (CD, vinyle, fichiers numériques, radio, TV…), requiert l’autorisation de la SACEM dans le respect du droit d’auteur. Cette demande doit être envoyée 10 jours avant la date de la soirée et donne lieu au paiement des droits d’auteur et de droits complémentaires (si la soirée a lieu dans un lieu public) dont les montants dépendent du prix des couverts et du nombre de convives.
L’autorisation est délivrée après paiement des droits.
Sur ce point, la loi est stricte. Une association doit faire parvenir à la mairie — au moins 15 jours avant la date de la soirée — une demande d’autorisation pour ouvrir temporairement une buvette. Les boissons ne doivent comporter pas contenir d’alcool ou alors très peu (de catégories 1 et 3).
Bons à savoir :
En effet, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile organisateur temporaire pour assurer votre soirée. Cette assurance couvrira :
Il est également possible de souscrire à une assurance accidents pour tous les invités. Toutefois, elle est relativement chère.
Impossible de réussir une soirée d’association sans une bonne communication. Et sur ce point, les réseaux sociaux sont infaillibles. Si votre soirée est grand public, Facebook est votre meilleur allié. En revanche, pour sensibiliser les professionnels, Linkedin est incontournable. Twitter quant à lui est recommandé si vous voulez vous faire connaitre des influenceurs de votre secteur. Pour autant, ce n’est pas une raison de négliger les autres médias : presse écrite, publicité audiovisuelle, flyers, affiches, banderole… En un mot, soyez et restez visible.
Toutefois, la communication autour de votre soirée ne doit pas être uniquement externe. Autrement dit, pensez aussi à communiquer auprès de vos adhérents lesquels ne manqueront pas de partager l’information à leurs proches. Une publicité gratuite, mais efficace en somme !
La billetterie est obligatoire dès lors que votre soirée est à but lucratif. Sur ce point, vous avez deux choix : une billetterie manuelle ou une billetterie en ligne. Dans tous les cas, il est préférable d’utiliser des billets numérotés à trois volets. En effet, ils permettent de mieux gérer les entrées et d’optimiser le contrôle de la recette.
Les billets doivent mentionner les informations suivantes :
X
Laissez un commentaire... Vos données seront en sécurité!
Copyright 2021 - Les Rythmes de la nuit
Sonorisation, éclairage, vidéo, évènementiel, club-mobile, booking.
